“Sobre cuanto tiempo debo guardar los boletines de análisis de los principios activos que nos envían los proveedores.”
Hasta tres meses después de la dispensación. En caso de que sean psicotropa: 2 años y si son estupefacientes: 5 años. Esto es para recetas y para los boletines de análisis es el mismo siempre y cuando se retire el producto con la fórmula. Si se queda en la farmacia caducado haría la correlación con la última dispensación.
El capítulo III del RD 175/2001, de 23 de febrero, por el que se aprobaron las normas de correcta elaboración y control de calidad de las fórmulas magistrales y preparados oficinales, impone al farmacéutico el deber de conservación de la documentación que se relaciona en dicho capítulo (que contiene un listado de toda la documentación relacionada con la elaboración y control de calidad de las fórmulas magistrales y preparados oficinales, entre la que no figura los boletines de análisis), de un año contado desde la caducidad de la fórmula o preparado. Se debe entender que si la fórmula o preparado se dispensa, y no se conserva ninguna muestra o excedente en la oficina de farmacia, este año se cuenta desde la dispensación. Asimismo, el apartado 4.1.3.1 de dicho RD 175/2001, establece que “Para asegurar la calidad del producto, se considerará suficiente el número de referencia de control y el boletín de análisis suministrado por el centro Autorizado, debidamente firmado por el director técnico “. Por lo tanto, aunque los Boletines de Análisis no estén explícitamente incluidos dentro de la lista de documentación que el farmacéutico formulista debe conservar, sí indirectamente se les aplicaría el mismo régimen (deber de conservación de un año desde la caducidad o la dispensación), dado que el RD atribuye a los Boletines de Análisis el carácter de medio de prueba válido para acreditar la calidad de los productos empleados en la elaboración. Por otra parte, este plazo de un año resulta coherente con el hecho de que el plazo para reclamar por responsabilidad civil derivada de un hipotético efecto adverso de las fórmulas y / o preparados es también de un año. Adicionalmente, el plazo aumenta por el caso de las sustancias psicotrópicas y / o estupefacientes. Dependiendo de la Comunidad Autónoma en la que radique la oficina de farmacia, el plazo puede oscilar entre dos y cinco años. Por último, y tal como señala al principio, el plazo para conservar las recetas médicas es de tres meses contados desde la dispensación (Artículo 18.3 del RD 1718/2010, de 17 y diciembre).